fbpx

TIN TỨC IN ẤN

Cách Scan tài liệu trên máy tính đơn giản, nhanh nhất

cách scan tài liệu bằng máy tính

Scan tài liệu là một thuật ngữ vô cùng quen thuộc và được dùng phổ biến, nhất là tại các khối văn phòng. Máy scan cũng trở thành thiết bị cần thiết và quan trọng như máy in để scan tất cả các file tài liệu, văn bản, báo cáo quan trọng. Trong bài viết này, Nhóm In sẽ hướng dẫn bạn cách scan tài liệu đơn giản nhất nhé!

Scan tài liệu nhanh chóng bằng Smartphone


Scan là gì

Scan là hình thức chuyển dữ liệu trên giấy tờ bản cứng thành hình ảnh, file mềm lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại. Scan là hình thức làm ngược lại với photocopy. Scan sẽ giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn.

scan là gì

Máy scan có cách thức hoạt động giống như máy photocopy. Chúng sử dụng một thiết bị kép để thu hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Công dụng của Scan

Công dụng của Scan là gì?Tìm hiểu ngay dưới đây nhé!

Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Đối với những tài liệu quan trọng cần được bảo quản kỹ càng và cần có bản mềm thay thế nếu bản gốc bị mất thì scan chính là giải pháp hữu hiệu nhất. Sử dụng máy scan sao lưu dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ mất tài liệu quan trọng và giảm chi phí in ấn.

công dụng của scan

Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin bằng máy scan và cài đặt mật khẩu cho từng file tài liệu giúp tăng cường tính an toàn, bảo mật. Hình ảnh được quets sẽ lưu dưới dạng PDF và chữ ký số bảo mật cao.

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Bạn có thể dễ dàng chuyển tài liệu sang các tệp file trong máy giúp bạn sắp xếp các dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, một số dòng máy scan còn tích hợp cả tính năng chia sẻ tài liệu thông qua email, đám mây và ứng dụng của bên thứ 3. Điều này giúp bạn có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa.

Cách scan trên máy tính bằng phần mềm

Bạn cần chuẩn bị: máy scan, máy tính có kết nối với máy scan, tài liệu, phần mềm Scan tài liệu thành file PDF đã có sẵn trong máy.

Bước 1: Chạy phần mềm Softi Scan to PDF => Chọn chuẩn scan tại Select Scanner => 200 ở ô DPI => Color sau ô DPI => đánh dấu chọn Show Scanner Dialog => Bấm nút Scan => bấm Previem sau đó quét chọn vùng tài liệu cần scan.

Bước 2: Bấm nút Scan để xoay tài liệu theo hướng thẳng đứng, tiếp tục thực hiện với các trang tiếp theo rồi bấm nút Save PDF để lưu file.

Tạo file hình: nếu tài liệu dưới dạng hình ảnh thì bạn scan bằng Photoshop hoặc chia chúng thành từng chủ đề riêng rồi scan và lưu dưới dạng file PDF theo cách như trên. Nếu dùng Photoshop => File => Import => WIA sau đó chọn chế độ scan màu, giữ độ phân giải <200.

cách scan tài liệu bằng máy tính

Chọn máy scan

Để quản lý và lưu trữ tài liệu tốt nhất thì bạn nên lựa chọn các loại máy scan chất lượng cao như: Genius, HP, Plustek, Epson,.. Bạn có thể chọn máy scan có giá thấp nhất với độ phân giải khoảng 1200×2400 dpi là đã dùng tương đối ổn. Giá của chúng chỉ khoảng 850.000đ.

Cài phần mềm scan

File tài liệu scan sẽ thường được lưu dưới dạng file PDF để lưu trữ thay vì định dạng JPG thông thường. Nếu phần mềm hỗ trợ scan của nhà sản xuất máy có hỗ trợ chức năng tạo file PDF thì bạn không cần cài thêm phần mềm hỗ trợ nào khác nữa.

Cách scan tài liệu bằng điện thoại

scan bằng điện thoại

Sau khi bạn đã tải ứng dụng Scan về điện thoại thì chỉ cần mở phần mềm, đưa camera của điện thoại vào phần tài liệu muốn scan. Ứng dụng này sẽ nhận diện vùng chứa tài liệu tự động. Hãy đảm bảo đủ ánh sáng để phần mềm có thể sử dụng được tốt nhất.

Nếu bạn muốn scan tài liệu theo cách thủ công thì bấm vào dấu 3 chấm ở góc trái màn hình rồi chọn Manually. Theo nghiên cứu thì khả năng nhận diện và cắt xén phần thừa của ứng dụng khá tốt nên sau đó bạn không cần chỉnh sửa gì thêm.

Nếu sau khi scan kết quả của bạn chưa được như mong muốn thì bạn có thể mở lại file và cắt xén lại sao cho ưng ý nhất nhé!

Với những hướng dẫn cách scan tài liệu trên máy tính chi tiết nhất của Nhóm In, hy vọng bạn đã có thể tự mình scan dữ liệu nhanh chóng nhất. Chúc bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

Yêu cầu tư vấn

Yêu cầu tư vấn về sản phẩm và dịch vụ in ấn, đặt in nhanh

Tin tức phổ biến

Xin mời ghé thăm fanpage